Conforme dispões a legislação tributária, o contribuinte emissor de NF-e é responsável pela guarda do arquivo da NF-e pelo prazo decadencial (5anos). Desta forma, recomendamos que seja feito backup, ao menos diário, do banco de dados do programa de emissão de NF-e, bem como todas as Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas sejam sempre armazenadas.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma realidade e gradativamente vem ocupando espaço nas transações comerciais e fiscais, na medida em que mais contribuintes são envolvidos e exigidos a adotar o padrão eletrônico.

Assim, surgem mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais. Nesse ambiente, além de certos benefícios persistem importantes obrigações fiscais acessórias impostas aos contribuintes.

Permanece obrigatório gerar os respectivos arquivos e transmiti-los ao Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços – SINTEGRA, bem como encaminhar a Guia de Informação e Apuração do ICMS – GIA, os livros fiscais e outras obrigações acessórias às quais os contribuintes já estão sujeitos atualmente, com exceção da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais – AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Dentre tantas obrigações, o contribuinte ainda precisa cuidar com a validação e armazenamento das NF-e. No tocante à autenticação, o destinatário precisa verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização de uso.

Tanto o emitente quanto o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, para que sejam apresentados à administração tributária, quando solicitados.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, necessita manter em arquivo o documento auxiliar (Danfe) da operação. Sendo a empresa destinatária emitente de NF-e, esta pode armazenar apenas o arquivo digital recebido.

O prazo de arquivamento é de pelo menos cinco anos. Portanto, é altamente recomendável realizar backup externo, além de arquivar, quando obrigatório, a Danfe em local adequado.

A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo XML, assinado digitalmente e agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foi transmitido e autorizado. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte, porém isto não substitui a obrigação da guarda do XML da NF-e.

Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil.

Assim, a correta observação e o cumprimento dessas obrigações são imprescindíveis para que o contribuinte não venha a ser questionado futuramente pelas autoridades fiscais.

Conforme dispões a legislação tributária, o contribuinte emissor de NF-e é responsável pela guarda do arquivo da NF-e pelo prazo decadencial (5anos). Desta forma, recomendamos que seja feito backup, ao menos diário, do banco de dados do programa de emissão de NF-e, bem como todas as Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas sejam sempre armazenadas.

As notas emitidas no período dos últimos 6 meses você pode baixar diretamente do site da Sefaz ou em algumas situação isso poderá ser realizado diretamente no sistema. Caso haja dúvidas e sua empresa estiver utilizado um sistema instalado por nós, entre em contato conosco para esclarecimentos adicionais.

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