7 Dicas de como implantar ou trocar um sistema para gestão na sua empresa.

Existem uma infinidade de sistemas no mercado, desde os mais simples eté os mais complexos e sofisticados, porem a grande maioria é desenvolvida para atender pequenas empresas, pois mais de 90% dos CNPJ ativos no Brasil são empresas de pequeno porte, ME, EPP, MEI entre outras opções.

Em média uma empresa troca de sistema, entre 3 a 5 anos em média, por diversos motivos como:

Primeiro: Suporte e atendimento de má qualidade Segundo: O sistema não acompanhou as mudanças de legislação vigente tanto na Receita Federal quanto para o SEFAZ (Secretárias da Fazenda Estadual). Terceiro: A empresa cresceu e o sistema não atende mais as suas necessidades exigindo a troca. Quarto: O fornecedor do sistema fecha as portas, ela deixa de existir e consequentemente o atendimento ao sistema. Quinto: A política comercial da empresa não é clara e os clientes descobrem várias armadilhas que não ficaram claras na aquisição, como por exemplo, o custo exagerado de um módulo fiscal que precisa ser atualizado para que o sistema não pare de funcionar e continuar emitindo notas e cupons na Receita Federal e no SEFAZ do seu estado. Sexto: Mudanças de tecnologia como linguagens de programação que ficou defasada, obsoleta e não foi atualizada seguindo as tendencias do mercado. Estás são algumas de muitos motivos, mas são as principais e as mais comuns.

Segue então nossas dicas para uma implantação de sucesso:

1 O Fornecedor: Certifique-se que a empresa que vai lhe atender no licenciamento, instalação, configurações, treinamento de uso e suporte pós vendas, seja idônea, que esteja focada no segmento de sistemas e que tenha profissionais capacitados para lhe prestar um bom suporte, pois independente dos valores do sistema adquirido, o que fica depois da implantação, é de fato o atendimento do suporte, isso é muito importante.

2O Sistema: Implante na sua empresa um sistema que atenda as suas necessidades conforme o tipo de controle e utilidade que você precisa fazer no momento, se for possível um planejamento prévio que atenda o que você quer fazer (levando em conta seu planejamento futuro) nos próximos 2 a 3 anos, isso vai evitar a troca do sistema antes do tempo, evitando custos antecipados e aborrecimentos futuros. Não há necessidade do sistema ser especifico para o seu segmento, desde que atenda as necessidades e os requezitos necessários, pois um sistema especifico para o segmento encarece o preço da aquisição e valores mensais de manutenção. Leve também em consideração a tecnologia utilizada na construção do sistema, banco de dados, linguagem de programação etc… existem no mercado muitos sistemas já ultrapassados e que não atendem os mínimos requisitos para o bom funcionamento.

3 A Escolha: Se a sua necessidade não for complexa, pesquise no mercado por sistemas que tenham versões de entrada mais simples e que podem ser utilizados futuramente como versões mais avançadas fazendo apenas uma atualização (UpGrade), geralmente estas versões mais avançadas tem módulos que podem ser ativados conforme as suas necessidades vão aparecendo, prolongando assim a troca antecipada do sistema, principalmente se você gosta do atendimento do suporte e do sistema que esta utilizando. Outra razão muito importante é o custo mais em conta, já que estes módulos podem ser ativados conforme sua empresa cresce em faturamento e controles.

4Os Valores: A empresa que você escolheu deixou claro qual é a sua politica comercial, como, valores de atualizações de versão, módulos e licenças adicionais, o que os valores mensais que estarão sendo cobrados compreendem (atualizações fiscais e de melhorias, suporte por qual canal, deslocamento externo), tem muitas empresas que caem em verdadeiras armadilhas neste quesito, não fica claro por parte do fornecedor como vão ser feitos todos estes serviços e isso pode lhe custar muito caro, pois neste caso a empresa fornecedora pode lhe cobrar o que quiser, sendo que sua empresa esta de uma certa forma amarrada com o sistema implantado.

5As Informações: Muitas empresas querem trocar de sistema mas ficam reféns de empresas, onde as informações do Banco de Dados (BD) que já foi formada e informada pela sua empresa não fica disponibiliza para ser migrada facilmente. Aqui neste caso a empresa de sistema coloca uma senha de proteção que só ela tem acesso e com isso dificulta a extração dos dados pelo novo sistema que será implantado. Por lei a formação do Banco de Dados (BD) é de propriedade da sua empresa e qualquer senha que venha a ser inserida, mesmo que para proteção dos dados contra invasores, precisa e tem que ser disponibilizada sem restrições. Outro fator raro mas não menos importante é o tipo de Banco de Dados (BD) que o sistema possui, dependendo do caso nem sempre é possível a sua migração ficando aqui a empresa também refém do sistema, pois se for feita a troca terá que digitar tudo do zero, dificultando assim a migração.

6Ferramentas Contábeis: Outro fator muito importante são as ferramentas contábeis que integram o sistema da sua empresa com o sistema da empresa que faz sua contabilidade. Cada vez mais os escritórios contábeis estão se modernizando e migrando suas ferramentas no formato digital, isso implica em uma gestão mais avançada, moderna e ágil por parte dos escritórios de contabilidade junto aos órgãos do governo Municipal, Estadual e Federal. Sendo assim o sistema, mesmo os mais simples e menos sofisticados, precisam atender estas necessidades, pois facilita e simplificam muito sua vida e automatiza o envio dos dados da sua empresa para o escritório de contabilidade.

7 Os Equipamentos: A ultima dica é de fundamental importância, pois sem equipamentos de informática e automação adequados, nada disso funcionaria. É comum muitas empresas deixarem esta questão dos equipamentos em segundo plano ou deixarem os mesmos ficarem muito defasados, mas é de fundamental importância que os equipamentos que serão utilizados, estejam atualizados de acordo com o sistema que será instalado. Veja, os bons sistemas que acompanham e seguem as tendencias do mercado, eles vão se modernizando conforme a evolução das necessidades dos seus usuários e dos equipamentos de informática e automação, sendo assim, se os equipamentos como computadores, seus sistemas operacionais e periféricos, como, modens, roteadores, redes, leitores, balanças, teclados, entre muitos outros, não forem adequados, o sistema pode não apresentar o desempenho desejado. Um exemplo muito simples é a questão da demora nas conexões, que na maioria das vezes é por causa dos equipamentos utilizados, muito antigos e incompatíveis com as novas tecnologias exigidas, geralmente a vida útil de um equipamento de informática e automação é de 3 a 5 anos.

Esperamos ter colaborado para que você tenha um melhor desempenho em seu negócio e aumente suas vendas. Aproveite e analise nossas opções de sistemas aqui nos nosso site, Sucesso a todos!